在筹备公司设立过程中，必须准备的关键文件包括：详细的公司章程、租赁协议或场地所有权证明以及法定代表人的身份证明。

当公司正式成立时，相关的财务支出需要按照以下会计处理方式进行记录：

借记管理费用—开办费科目，

贷记库存现金和银行存款等相关科目。